Crie planos de projetos dinâmicos com Planilhas Google

Crie planos de projetos dinâmicos com Planilhas Google

Precisa de uma maneira rápida de dividir o trabalho, atribuir tarefas, acompanhar as datas de vencimento e receber atualizações de status em um projeto? Acompanhe, atualize e colabore nas tarefas do projeto com sua equipe em uma planilha compartilhada usando o Google Planilhas.

1 Configure seu plano de projeto

Comece criando seu plano de projeto e adicionando todas as informações que você deseja capturar de sua equipe.

1.1 Crie a planilha do projeto

  1. No Google Drive, clique Novo > Planilhas Google.
  2. Clique Planilha se título e digite um novo título para o seu plano de projeto.
  3. Adicione cabeçalhos de coluna. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas para o proprietário da tarefa, data de vencimento, status e comentários.
  4. Adicione conteúdo à planilha para rastrear o plano do projeto. Depois de compartilhar a planilha, outras pessoas também podem adicionar conteúdo.

1.2 Inserir descrições das tarefas

Se o cabeçalho ou a tarefa da coluna precisar de mais uma explicação, adicione uma nota descritiva.

  1. Selecione a coluna ou as células nas quais você deseja adicionar uma nota.
  2. Selecione Inserir > Nota.
  3. Digite sua descrição.
  4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.

1.3 Limite Escolhas

Se você deseja limitar as escolhas em uma coluna, adicione as opções das quais as pessoas podem escolher. Por exemplo, você pode querer restringir as opções na coluna Status para Não iniciado, Em andamento ou Completo para facilitar o ordenamento e acompanhamento do progresso.

Limite escolhas em uma coluna:

  1. Selecione a coluna que você quer adicionar escolhas.
  2. Clique em Dados > Validação de dados.
  3. Depois em Critérios, selecione Lista de iten.
  4. Coloque as opções separados por vírgula.
  5. Clique em Salvar.
  6. Para ver as escolhas, clique na seta na célula abaixo da coluna.

1.4 Configurar rastreadores de progresso

Veja como as tarefas do seu projeto estão em progresso com as regras de formatação condicional. Por exemplo, adicione cores para que as tarefas concluídas se destaquem de tarefas que não foram iniciadas ou estão em andamento.

  1. Selecione a coluna para a qual deseja aplicar as regras de formatação.
  2. Selecione Formatar > Formatação condicional.
  3. Configure as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas que estão concluídas, não iniciadas ou em andamento:a Na aba de Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.b no campo abaixo de O Texto contém, Digite Concluído.c Abaixo de  Estilo de formatação, clique na lista e selecione se você quer o fundo ou o texto colorido.d (Opcional) Clique Cor do Texto ou Cor de preenchimento para colocar cor no texto e no fundo.e (Opcional Clique Adicionar nova regra e siga os mesmos passos acima, incluíndo regras para não iniciado em andamento.

    f Clique Concluído.

1.5 Adicione notificações

Mantenha-se em cima das atualizações do projeto e das mudanças de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma mudança no plano do projeto, quem fez a mudança, quando fizeram isso e o que mudou. Você também pode escolher com que frequência você deseja ser notificado.

Adicionar notificações:

  1. Na planilha, selecione Ferramentas > Regras de notificação.
  2. Selecione quando e com que frequência você deseja receber notificações.
  3. Clique Salvar.

2 Colabore com o seu time

Agora você está pronto para compartilhar o plano do projeto com sua equipe e começar a colaborar.

2.1 Proteja o conteúdo crítico

Às vezes, existem seções de conteúdo que você não deseja que sua equipe edite. Certifique-se de que o conteúdo esteja protegido para que não possa ser editado, ou só pode ser editado por pessoas específicas.

Proteger conteúdo crítico:

  1. Selecione as células que você deseja protejer.
  2. Clique em Dados > Página e intervalos protegidos.
  3. Clique em Definir permissões.
  4. Faça uma das seguintes opções:
    • Para restringir qualqur mudança de algumas pessoas, selecione Restringir quem pode editar este intervalo e selecione quem pode editar o intervalo.
    • Para mostrar um aviso antes de alterar, selecione Mostrar um aviso ao editar este intervalo.
  5. Clique Concluído.

2.2 Crie um Grupo para o seu time

Para enviar e-mails para sua equipe usando um único endereço de e-mail e simplificar o compartilhamento, configure uma lista de e-mail do Google Groups.

À medida que você adiciona novas pessoas aos seus grupos, elas obtêm acesso automaticamente ao conteúdo que você compartilhou previamente com o grupo. Da mesma forma, se você remover alguém de um grupo, essa pessoa já não tem acesso a nenhum conteúdo compartilhado com o grupo.

Criar um Grupo Google:

  1. Em Grupos, clique em CRIAR GRUPO.
  2. Coloque o nome do grupo e o endereço de e-mail do grupo.
  3. Para o tipo do grupo, selecione Lista de e-mails.
  4. Especifique quem pode ver os tópicos, postar mensagens, e junte-se ao grupo, atribuindo papéis:
    • Membro — Pode postar no grupo.
    • Gerente — Pode postar no grupo. Pode aprovar, adicionar ou remover membros.
    • Proprietário — Pode adicionar membros. Por padrão, o criador do grupo é o proprietário, mas você pode adicionar mais proprietários também.
  5. Clique em CRIAR.
  6. Clique Convidar pessoas para o grupo.
  7. Coloque o endereço de e-mail das pessoas que você quer convidar para o grupo.
  8. Clique Enviar Convites.

 

2.3 Compartilhe a planilha com o seu time

Em seguida, compartilhe o plano do projeto com os membros da sua equipe (ou com o grupo que você criou para sua equipe).

Compartilhar arquivo:

  1. Abra o arquivo que você deseja compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar.
  3. Coloque os endereços de e-mails individuais (ou o endereço do grupo).
  4. Selecione o tipo de acesso que você deseja compartilhar:
    • Pode editar—Colaboradores pode adicionar e editar o conteúdo, ou adicionar comentários.
    • Pode comentar—Colaboradores podem adicionar comentários, mas não podem editar o conteúdo.
    • Pode Visualizar—Colaboradores podem ver o arquivo, mas não podem editar ou comentar.
  5. (Opcional) Adicionar uma nota.
  6. Clique em Enviar.

2.4 Organize a informação com filtros

Quer ver apenas tarefas atribuídas ou devidas em um dia específico? Crie uma vista de filtro. Salve-o para uso posterior ou envie um e-mail para um membro da equipe para um link para a visualização para que eles possam se concentrar no que é importante para você.

Create a filter view:

  1. Selecione Dados > Visualizações com filtro > Criar nova visualização com filtro.
  2. No topo, coloque o Nome para a visualização.
  3. Clique nas flechas nos cabeçalhos das colunas e selecione opções de ordenação e filtro de dados.
  4. (Opcional) Para enviar o link por e-mail, copie a URL e cole no e-mail.
  5. No canto superior direito, clique X para fechar sua visualização. Seu filtro foi salvo automaticamente.

 2.5 Adicione comentário e direcione feedback

Se você quiser comentários sobre uma tarefa específica, tenha uma pergunta ou precise atribuir uma tarefa a alguém, adicione comentários na sua planilha.

Adicionar comentário:

  1. Selecione a célula que você deseja comentar.
  2. Clique Inserir comentário.
  3. (Opcional) Para direcionar o seu comentário a uma pessoa específica, digite o sinal de mai (+) acompanhado do e-mail da pessoa. A pessoa receberá um e-mail com o seu comentário e um link para o arquivo.
  4. Digite o seu comentário na caixa de texto.
  5. Clique comentar.

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Comments

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