4 Dicas para organizar o seu Google Drive

4 Dicas para organizar o seu Google Drive

Todos organizam o Google Drive de forma diferente. Surpreendentemente, muitos usuários do G Suite não os organizam. Ao usar algumas das melhores práticas, é um sistema para tornar o Google Drive muito mais organizado e mais fácil de navegar.

Estrutura de pasta adequada, convenções de nomes, codificação de cores e acompanhamento do compartilhado. Essas quatro dicas mostram a melhor maneira de organizar seu Google Drive para uma navegação mais rápida para que você nunca perca o registro de um documento novamente.

1. Estrutura de pastas vem primeiro

O melhor ponto de partida é criar uma estrutura de pasta universal limpa. Uma maneira fácil de fazer isso é criar uma pasta para cada categoria de documento e, em seguida, criar subpastas para cada aspecto dessa categoria. Uma pasta “não categorizada” pode armazenar todos os documentos que não se encaixam em nenhuma das outras pastas ainda. Examine a pasta “sem categoria” regularmente e classifique seu conteúdo nas pastas rotuladas apropriadas, se possível.

Dentro de cada subpasta, é uma boa prática criar pastas que são datadas por semana para acompanhar as datas em que cada documento é criado. Dessa forma, nenhuma pasta se torna muito completa e difícil de classificar. Para criar uma pasta, clique no botão azul NOVO e selecione a opção para a pasta.

2. Adicionar cores

O Google Drive tem um recurso incrível que permite definir cores para as suas pastas. Isso pode ser feito de tal forma que torna a peneiração através da sua unidade muito mais rápida.

No exemplo abaixo, criamos cada pasta no nosso Drive de uma cor diferente e, em seguida, cada subpasta uma sombra diferente da mesma cor. As pastas mensais datadas dentro de cada subpasta são a mesma sombra que a subpasta está contida. Desta forma, se você estiver olhando para uma pasta intitulada “02 – 2017”, você pode dizer instantaneamente que tipos de documentos estão contidos, simplesmente, olhando sua tonalidade.

Para alterar a cor de uma pasta, clique na seta à direita do nome da pasta na barra superior e selecione a opção “Alterar cor”.

3. Padronize suas convenções de nomenclatura

Criar uma convenção de nomes para as pastas e arquivos é muito importante, pois padroniza para toda a empresa e também facilita muito nas buscas.

Existem diversas maneiras de padronizar, e cada empresa pode procurar o seu melhor padrão, mas uma forma que sugerimos, é colocar no nome do arquivo a identificação do Cliente ou Projeto, assim quando você for fazer uma busca, será muito mais fácil encontrar aquele documento que está dentro de uma subpasta com um caminho longo.

4. Compartilhado com você, organizado por você

Quando um documento é compartilhado com você, pode ser difícil de localizar porque não é adicionado automaticamente à sua pasta “Meu Drive”. Certifique-se de adicionar o arquivo à pasta apropriada em “Meu Drive”. Se não aderir às suas convenções de nomenclatura, crie uma pasta que se encaixa na convenção de nomenclatura e adicione o arquivo compartilhado a essa pasta.

Para adicionar um documento que é compartilhado com você em “Meu Drive”, marque o documento na pasta Compartilhado comigo e clique com o botão direito do mouse e selecione Adicionar a Meu Drive no menu suspenso.

Se você já trabalha com o G Suite, veja Crie Planos de Projeto com Planilhas Google e 10 Maneiras de Usar o G Suite para ter conversas mais produtivas.


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